Zo blijft u de valkuilen van online meetings de baas

Nu (bijna) iedereen vanuit huis werkt en studeert is het een stuk lastiger geworden om de verbinding met collega’s, medestudenten en docenten te behouden. Online meetings bieden hiervoor uitkomst: zo kunt u elkaar blijven zien en spreken terwijl u zich niet in dezelfde ruimte begeeft. Maar communiceren op afstand kent wel een aantal valkuilen. Wij geven u 5 tips om deze valkuilen de baas te blijven en uw online meetings soepel te laten verlopen.

1. Echo of zingende microfoons

Wanneer iedereen tegelijk inlogt en het geluid aanzet, ontstaat er vaak een galmende hoge toon. Dat komt doordat de microfoon van een bepaalde laptop ook het geluid doorgeeft dat uit de speakers van diezelfde laptop komt. Zo gaat het geluid in een cirkeltje rondzingen. Om dit direct te voorkomen vraagt u aan iedereen om zijn microfoon op ‘mute’ te zetten. Daarna vraagt u de deelnemers om een voor een de microfoon weer aan te zetten. Dan weet u direct bij wie het probleem zit. U kunt dan proberen uit te zoeken waar het probleem aan ligt, maar dit kost vaak onnodig veel tijd. Een eenvoudigere oplossing is de persoon met de zingende microfoon te vragen om een koptelefoon of oortjes te gebruiken. Dan is het probleem direct verholpen.

2. Deelnemers zijn afgeleid

Online zijn mensen sneller afgeleid. Soms komt dit door Instagram, Facebook of een nieuwssite en soms gewoon door de kat die door de kamer loopt. Er is een heel eenvoudig trucje om met name het eerste in de gaten te houden. Zodra de groep is ingelogd en iedereen de camera aan heeft gezet, kijkt u goed naar alle gezichten. U hoeft alleen maar op de kleur van het beeld en het gezicht te letten. Ziet u in uw ooghoek die kleur verspringen? Dan weet u vrijwel zeker dat iemand afgeleid is en bijvoorbeeld een andere site aan het bekijken is. Het licht dat in het gezicht reflecteert kleurt altijd wat mee met wat er op het beeld te zien is. Krijgt iemand een flink blauw gezicht? Dan is de kans groot dat diegene op Facebook zit.

3. De apparatuur werkt niet

Heeft u voor het eerst een meeting met een nieuwe groep mensen? Geef ze dan een inlogslot. Spreek met elke deelnemer een tijd af waarop ze exact gaan inloggen en zorg dat er bijvoorbeeld 5 of 10 minuten tussen elke deelnemer zit. Dat geeft je een fijne kans om iedereen even aan boord te halen en de apparatuur te testen. Soms is het zelfs handiger om het een dag vooraf even te doen. Dan is elke deelnemer met 10 minuten klaar en heb je iedereen alvast persoonlijk even gezien en kun je in één of twee uurtjes de gehele groep voorbereiden.

4. Iedereen praat tegelijk

Face-to-face is het vaak eenvoudig om aan iemands gezicht af te lezen of iemand iets wil zeggen. Tijdens een online meeting is dat een stuk lastiger. Het gevolg: iedereen begint tegelijk te praten, waardoor u niemand meer goed kunt verstaan. Ook achtergrondgeluiden kunnen behoorlijk storend zijn tijdens het videogesprek. Dit is eenvoudig op te lossen met een simpele afspraak: iedereen zet zijn microfoon op mute, behalve degene die aan het woord is. Daarnaast kan het helpen om uw hand op te steken als u iets wilt vragen of zeggen.

5. Uw kinderen of huisdieren verstoren de meeting

Heeft u kinderen of huisdieren? Dan kunnen zij de meeting verstoren door uw aandacht te vragen of (in het geval van een kat) over uw toetsenbord te lopen. Daarom is het verstandig om, wanneer u de mogelijkheid heeft, in een rustige ruimte te gaan zitten voordat u aan de online meeting begint.