Hoe word je een goede compliance officer?

Waarin onderscheidt een trusted compliance officer zich van doorsnee vakgenoten? Wat is doorslaggevend? In dit artikel geeft mr. Alexander Hindriks antwoord op de vraag hoe je een goede compliance officer wordt. Alexander is senior compliance officer en een van onze doorgewinterde compliancedocenten.

Wat maakt van een doorsnee compliance officer een trusted compliance officer?

Welke elementen zijn cruciaal om optimaal te functioneren als compliance officer? Is kennis van de business en wet- en regelgeving om goede adviezen te kunnen geven doorslaggevend? Zit het vooral in het overzicht houden en ervoor zorgen dat de business en de collega’s de juiste processen en procedures volgen? Of zijn de juiste houding en het gedrag van de compliance officer bepalend? Lees verder en ontdek de visie van Alexander.

Kennis op niveau

In het algemeen kun je zeggen dat een compliance officer de ‘basis’ moet kennen en kunnen toepassen. Dit zit vooral in kennis over:

• wet- en (interne) regelgeving;
• de (actuele) zienwijze(s) van externe toezichthouders op relevante thema’s;
• (impact van) relevante uitspraken van Kifid en civiele rechters (waar overigens vaak Legal primair bij betrokken is);
• de business en zijn omgeving/externe stakeholders;
• interne (compliance) risicobeheersing en interne stakeholders (zoals Risk Management, Legal en Audit);
• maatschappelijke ontwikkelingen;
• gedrag en cultuur;
• governance en toezicht.

Met bovenstaand ‘mandje’ aan kennis en kunde kan een compliance officer de kerntaken uitoefenen. Dat wil zeggen: (tweedelijns) adviseren, alert houden en uitdagen van de organisatie, monitoren/controleren en creëren van bewustzijn.

Overzicht en proces op orde

Naast kennis van ‘de norm en business’ is het van belang om als compliance officer het overzicht te bewaren en te beschikken over een helikopterview.

Vragen en verzoeken in een breder perspectief plaatsen

Compliance officers trappen nog vaak in de valkuil om direct met de business te reflecteren op inhoud, waarbij kennis natuurlijk goed van pas komt. Dan hebben we het dus vooral over de compliance officer in de rol van expert en adviseur. Van belang is echter om alle (inhoudelijke) vragen en verzoeken in een breder perspectief te plaatsen. Daarbij zouden de volgende punten (uiteraard mede afhankelijk van de grootte van de organisatie) aan de orde moeten komen:

• Wat de problemen, risico’s (inclusief weging), oorzaken en maatregelen?
• Wie is (business)eigenaar van het probleem?
• Wie zijn de interne stakeholders die betrokken moeten worden?
• Welke besluitvormingsroute wordt er gevolgd?
• Hoe ziet deze eruit en wat is de planning?
• Op welke ‘tafel’ vindt besluitvorming plaats (en worden eventuele restrisico’s geaccepteerd)?
• Wat zijn mijn beïnvloedings- en escalatielijnen?

Advies: niet meteen rennen en in de actiemodus schieten

Voordat een compliance officer actie onderneemt, is het zaak om er eerst even ‘boven te hangen’. Deze helikopterview is, naast het hebben van kennis, belangrijk voor de effectiviteit. Ook helpt jou als compliance officer om grip te houden op je eigen agenda.

Houding en gedrag essentieel

Als een compliance officer niet tijdig op de juiste manier de verbinding maakt met zijn of haar businesspartner of interne stakeholders en de boodschap niet over de bühne kan of durft te brengen, dan houdt het snel op. Ook al beschik je over de juiste kennis en ervaring, heb je het overzicht en ken je de interne stakeholders en besluitvormingsroutes.

Beïnvloeden is en blijft mensenwerk

Voor mensenwerk heb je de juiste houding, gedrag en vaardigheden nodig. Denk aan:

• professionele onafhankelijkheid en een kritische en proactieve houding;
• countervailling power (tegenmacht) en agendabepalende capaciteiten;
• integriteit en resultaatgerichtheid;
• het laten zien van voorbeeldgedrag: zeg wat je doet en doe wat je zegt;
• het durven aangaan van een dialoog en discussie (of escalatie);
• empathisch vermogen en communicatieve vaardigheid (door de hele organisatie);
• het varen op je eigen moreel kompas/onderbuikgevoel;
• kunnen en durven verkeren in en omgaan met een politieke omgeving;
• verbinding kunnen maken.

Hard op de inhoud en het proces, hart voor de relatie

Houding en gedrag zijn essentiële elementen voor een compliance officer die op het juiste moment bij de juiste personen een gedegen advies (gebaseerd op de juiste wet- en regelgeving) durft neer te leggen. Een advies dat mogelijk deels afwijkt van de behoeftes en wensen van de business, maar wel overtuigend is onderbouwd. Hierbij zijn de andere (business)belangen niet uit het oog verloren. Ook is oog en gevoel gehouden voor de collega’s achter deze belangen.

Samenvattend

De juiste houding en gedrag van de compliance officer fungeert als het ware als goede smeerolie tussen het hebben van de juiste kennis en het overzicht/inzage houden in het proces. Je hebt alle 3 de elementen nodig. Dit is wat een doorsnee compliance officer tot een trusted compliance advisor maakt.

De afgelopen jaren zijn houding en gedrag op de proef gesteld door de steeds verdergaande digitalisering en het werken op afstand. Vooral het effectief communiceren en beïnvloeden hebben daar hinder van ondervonden. Maar ook daarin onderscheiden de betere compliance officers zich.

Tip: vraag de whitepaper ‘Compliance, een vak in beweging’ aan

Heb je dit artikel van Alexander met interesse gelezen, dan word je hoogstwaarschijnlijk ook blij van de whitepaper ‘Compliance, een vak in beweging’. Deze is speciaal ontwikkeld voor mensen zoals jij. Vraag de whitepaper nu aan en krijg binnen 5 minuten toegang tot deze waardevolle vakinformatie.

Opleiding compliance officer volgen

Heb je al enige ervaring in het compliancevak en ben je klaar voor de volgende stap als compliance officer? Doe je voordeel met de leergang CCO: Certified Compliance Officer. Deze erkende opleiding heeft een praktijkgerichte insteek. De 3 door Alexander genoemde pijlers: kennis, overzicht en houding en gedrag zijn in balans en krijgen de juiste aandacht. Lees verder voor de details, of bekijk het volledige aanbod aan complianceopleidingen.