Compliance en het belang van soft-controls

Het denken over, meten van en sturen op soft-controls bestaat zo’n 20 jaar. Daardoor is het ondertussen duidelijk wat we ermee kunnen in het compliancevak. In dit artikel deelt prof. dr Muel Kaptein 55 inzichten over deze zachte beheersinstrumenten met jou. Muel is hoogleraar Bedrijfsethiek aan de RSM Erasmus Universiteit en partner bij KPMG.

Voordat we de inzichten van Muel aan je presenteren, leggen we voor de volledigheid eerst kort de verschillen tussen hard- en soft-controls uit.

Het verschil tussen hard-controls en soft-control

Hard-controls zijn de harde beheersmaatregelen. Je kunt hierbij denken aan het aanscherpen van regels, procedures en bevoegdheden. Hard-controls zijn goed meetbaar. Ze worden ingezet om gewenst gedrag af te dwingen. Soft-controls zijn niet tastbaar. Soft-controls gaan over aspecten die de cultuur van een organisatie bepalen.

Soft-controls

Hieronder zie je de 55 wetten, oftewel inzichten, voor soft-controls. Muel Kaptein heeft deze lijst samengesteld op basis van zijn kennis en ervaring. Hij heeft hierbij bewust gekozen voor een puntsgewijze opsomming. Daarmee nodigt deze expert je uit om je eigen visie te vormen.

1. Soft-controls zijn percepties, ervaringen, beelden.
2. Soft-controls zijn gedeeld, collectief.
3. Soft-controls gaan over patronen in gedrag en niet het gedrag van een individu.
4. Soft-controls in organisatieverband gaan over factoren binnen de organisatie die van invloed (kunnen) zijn op het gedrag (soft-controls zijn geen personal controls).
5. Overeenkomstige concepten van soft-controls zijn conduct drivers, behavioral controls, ethische cultuur, risk culture, compliance culture, veiligheidscultuur, social controls en arbeidsklimaat.
6. Een gedragsbevorderend instrument, zoals gedragscode, beoordelingsgesprek of training, is geen soft-control.
7. Soft-controls gaan niet alleen om het voorkomen van ongewenst gedrag maar ook om het bevorderen van gewenst gedrag.
8. Slechte soft-controls zijn belangrijk voor het falen van organisaties (soft-controls zijn hard).
9. Goede soft-controls zijn belangrijk voor het succes van organisaties.
10. Soft-controls zijn er altijd; de vraag is of ze goed of slecht zijn (of ergens tussenin). 
11. Soft-controls zijn te definiëren.
12. Er zijn allerlei verschillende soft-controls.
13. Een soft-control bestaat uit meerdere lagen; de diepste laag zijn assumpties.
14. Soft-controls kunnen zowel preventief, detectief als repressief zijn.
15. Soft-controls kunnen verbeteren.
16. Soft-controls kunnen verslechteren.
17. Soft-controls zijn relatief stabiel en veranderen daarom niet snel.
18. Soft-controls zijn te beïnvloeden (managen), want anders zijn het geen soft-controls (en zijn daarom beheersingsfactoren van een organisatie).
19. Het verbeteren van soft-controls is weerbarstig.
20. Soft-controls zijn gedeeltelijk te observeren.
21. Soft-controls zijn te meten, monitoren en auditen (en zelfs te rapporteren).
22. Het bestuur van een organisatie is verantwoordelijk voor de soft-controls van de organisatie. 
23. Managers zijn belangrijke vormgevers en dragers van de soft-controls, evenals de tweede en derde lijn in een organisatie.
24. Interne en externe toezichthouders dienen soft-controls te bewaken (mede omdat insiders ingebakken soft-controls niet zien).
25. Inzicht in soft-controls is niet alleen retrospectief relevant, maar ook prospectief.
26. Het aantal gemelde incidenten zegt niets over het niveau van soft-controls.
27. De kwaliteit van soft-controls kan per organisatie, sector en land verschillen.
28. De kwaliteit van soft-controls kan binnen een organisatie verschillen per gremium (zoals team, niveau, proces, regio) en tussen gremia (zoals tussen de lijnen).
29. De kwaliteit van soft-controls kan per thema verschillen (zoals veiligheid, kwaliteit, integriteit).
30. Soft-controls spelen zowel intern als in relatie met externe stakeholders.
31. Soft-controls en hard-controls zijn complementair.
32. Hard-controls kunnen soft-controls verslechteren.
33. Hard-controls en soft-controls kunnen elkaar versterken.
34. Soft-controls zijn noodzakelijk voor effectieve hard-controls.
35. Soft-controls kunnen niet zonder hard-controls.
36. De juiste mix tussen hard-controls en soft-controls is situationeel (maar wel essentieel).
37. De relatie tussen soft-control en type gedrag is situationeel.
38. De relatie tussen soft-controls en gedrag is situationeel.
39. De relatie tussen soft-controls is situationeel.
40. Het doorlichten van soft-controls kan via verschillende methoden; het goed doorlichten van soft-controls moet via verschillende methoden.
41. De echte soft-controls worden zichtbaar tijdens contactpunten, kruispunten, drukpunten en hoogte- en dieptepunten.
42. De echte soft-controls worden zichtbaar als er geen toezichthouder (mee)kijkt.
43. Soft-controls kunnen doorschieten (te veel van het goede worden).
44. Wanneer een soft-control een hard-control wordt, verdwijnt al snel de crux.
45. De kunst bij het verbeteren van soft-controls is het verbeteren van de soft-controls in de juiste volgorde (en dit kan alleen als de dynamiek en hiërarchie tussen soft-controls wordt begrepen).
46. Een slechte soft-control betekent nog niet dat deze moet worden verbeterd (wanneer deze geen invloed heeft op het gedrag).
47. Iedere soft-control vergt eigen specifieke hard-controls ter versterking.
48. De kwaliteit van soft-controls is een belangrijke grond voor de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van organisaties bij incidenten.
49. Organisaties die terughoudend zijn om met soft-controls aan de slag te gaan hebben deze het meeste nodig.
50. Aan soft-controls werken als het moet/kan, maar het kan/moet beter.
51. Bij het reconstrueren van issues aan de hand van soft-controls is het uitsluiten van soft-controls die geen grondoorzaak zijn net zo belangrijk als het vaststellen van soft-controls die wel grondoorzaak zijn.
52. Bij het rapporteren over soft-controls is het van belang om juist te benoemen welke soft-controls goed zijn ingebed (maar dit is wel moeilijker dan het benoemen van de soft-controls die niet goed zijn ingebed).
53. Soft-controls is een filosofie van kijken, interpreteren, beoordelen en sturen (en geen programma, project, presentatie, publicatie of PE-traject).
54. Voor het auditen van soft-controls zijn goede soft-controls van de auditor een voorwaarde; voor het toezichthouden op soft-controls zijn goede soft-controls van de toezichthouder van belang.
55. Wie denkt met bovenstaande wetten een expert in soft-controls te zijn, komt van een koude kermis thuis (zonder vlieguren geen brevet).

Tot slot

Je kunt bovenstaande wetten voor diverse doeleinden inzetten: als ingrediënten voor je soft-controlsplan, besturingsfilosofie en soft-controlsactiviteiten. De wetten helpen ook bij het verklaren waarom soft-controls tegenwoordig zo hoog op de agenda van organisaties staan. En dan natuurlijk nog een disclaimer. De bovenstaande opsomming beoogt niet volledig te zijn. Het vakgebied en de praktijk zijn – gelukkig – volop in ontwikkeling.

Tip

Speciaal voor mensen zoals jij hebben wij de whitepaper ‘Compliance: een vak in beweging’ ontwikkeld. Deze bevat waardevolle artikelen van ervaren vakgenoten zoals Muel. Whitepaper aanvragen.

Relevante complianceopleidingen

Of je nu starter of gevorderde bent. Als je de behoefte hebt om jouw compliancekennis te verdiepen en je skillsset wilt uitbreiden, dan zit je gegarandeerd goed bij NIBE-SVV. Wij hebben de juiste complianceopleiding voor jou. Altijd actueel, praktijkgericht en inspirerend. Daar kun je op vertrouwen.